Gert Wijnen, Peter Storm en Willem Renes onderscheiden zes hoofdfasen in een project, die elk bestaat uit een afzonderlijke hoeveelheid werk. Dit maakt het werken met projecten en ook de besturing daarvan eenvoudiger. Na elke fase wordt een beslisdocument opgeleverd en wordt geëvalueerd of het project nog de goede werkzaamheden verricht of dat er moet worden bijgestuurd.
Deze werkwijze is een van de watervalmethoden. Deze kan effectief zijn voor projecten die een duidelijk doel hebben dat vanaf het begin duidelijk is. Wanneer er veel onduidelijkheden zijn kan beter voor een iteratieve aanpak worden gekozen.
De afzonderlijke fasen worden hierna kort beschreven.
Initiatieffase
Tijdens de initiatieffase wordt het idee of het probleem onderzocht. Daarbij wordt beoordeeld of er een goede basis is voor het project, of het prioriteit heeft, wat wel of niet tot het project hoort (de scope) en wat de doelen van het project zijn.
Daarnaast zal ook beoordeeld worden of het project levensvatbaar is en welke capaciteit (zowel wat betreft de inzet van mensen als budget) ervoor nodig is. Wanneer er externe partijen betrokken worden, zal dit ook contractueel moeten worden geregeld.
In de projectopdracht wordt vastgelegd wat er over het project is afgesproken. Dit geeft helderheid voor de initiatiefnemers (wat krijgen we) als voor de uitvoerenden (wat moeten we doen).
Na goedkeuring van het projectplan kan de volgende fase worden gestart.
Definitiefase
Tijdens deze fase worden de eisen en wensen van de belanghebbenden, inclusief opdrachtgever en gebruiker in kaart gebracht. De specificaties gaan niet alleen over de functionele specificaties, maar ook over wetgeving, regelgeving, beveiliging en tal van andere non-functionele beheeraspecten. Ook kunnen eisen aan de partners worden gesteld.
In het projectcontract wordt de lijst met eisen en wensen opgenomen, waardoor duidelijk is wat de opdrachtgever kan verwachten. Voor het projectteam is daarmee ook duidelijk wat ze moeten opleveren. Ook kunnen er nog clausules worden opgenomen hoe met nieuwe eisen en wensen tijdens de uitvoering wordt omgegaan. De eisen en wensen liggen echter in principe vast.
Na het tekenen van het projectcontract start de volgende fase.
Ontwerpfase
Tijdens deze fase worden de eisen en wensen verder uitgewerkt. Dat kan leiden tot meerdere oplossingsrichtingen waarmee het doel kan worden bereikt. Deze oplossingsrichtingen worden aan de opdrachtgever voorgelegd met de voor- en nadelen die eraan kleven. Na de keuze van de opdrachtgever kan de gekozen oplossingsrichting verder uitgewerkt worden tot een volledig projectontwerp.
Na het goedkeuren van het projectontwerp start de volgende fase.
Voorbereidingsfase
Tijdens deze fase wordt de planning voor de realisatie tot in detail uitgewerkt. Wanneer nodig worden dan ook de contracten met eventuele leveranciers gesloten. Er ontstaat een definitieve planning voor de inzet van medewerkers, eventueel een logistiek plan, een testplan en een kwaliteitsplan. Ook zal er nagedacht worden hoe de introductie moet worden gepland, of medewerkers opgeleid moeten worden en wanneer dat gaat gebeuren.
De plannen samen vormen het realisatieplan dat wordt voorgelegd aan de opdrachtgever.
Na het goedkeuren ervan kan worden gestart met de volgende fase.
Realisatiefase
Tijdens deze fase wordt gewerkt aan de totstandkoming van de producten en diensten die zijn gevraagd. De mensen en middelen worden volgens planning ingezet en er ontstaan deelresultaten (deliverables). De voortgang van het project wordt bewaakt en eventuele issues worden steeds zo snel mogelijk opgelost. Ook de kwaliteit van het werk wordt constant bewaakt, zodat de (deel)resultaten aan de gestelde eisen voldoen.
De resultaten van het project worden overgedragen aan de opdrachtgever en deze laat een gebruikersacceptatietest uitvoeren om zich ervan te overtuigen dat aan alle eisen en wensen is voldaan. Wanner dat zo is bevestigd de opdrachtgeven door het tekenen van het overdrachtsdocument dat de resultaten naar tevredenheid zijn opgeleverd.
Nazorgfase
Het projectteam biedt meestal na de overdracht nog enige tijd ondersteuning. Dat kan inhouden dat ze mogelijke gebruikersvragen beantwoorden, eventuele problemen verhelpen en het project evalueren. De lengte van de nazorgfase en de activiteiten die eronder vallen worden meestal in het projectcontract vastgelegd.
Meer informatie:
Projectmatig werken, Gert Wijnen, Peter Storm en Willem Renes, 1984