Een manager wordt vaak door de medewerkers bestookt met allerlei vragen. De medewerker komt er dan zelf niet meer uit en komt dan naar de leidinggevende toe. Dat kan zoveel tijd van de manager vragen dat deze niet meer toekomt aan de eigen werkzaamheden. Om de problemen snel af te handelen kun je ze in vier groepen indelen, die kunnen helpen bij het afhandelen van de problemen en vragen.
Interne, productgerelateerde problemen
De medewerkers missen de benodigde kennis om het probleem op te lossen en vragen daarom advies aan de manager. In dit geval wordt een beroep gedaan op het vakmanschap van de manager.
Om tijdsverlies aan dit soort problemen zoveel mogelijk te voorkomen kan de leidinggevende kennis overdragen aan de medewerkers. Om te voorkomen dat dit soort problemen tijdens de dag steeds weer storen kan de manager een spreekuur instellen of een of meer keren een ronde over de afdeling maken.
Interne, procesgerelateerde problemen
Er is een disbalans die opgelost moet worden. De medewerkers zouden dat pro-actief op kunnen pakken maar durven een dergelijk besluit zelf niet te nemen. Daarom doen ze een beroep op de manager als leidinggevende.
Als leidinggevende dien je deze situaties te voorkomen, want het is de omgekeerde wereld als medewerkers het werk aan hun leidinggevende delegeren. Het is zaak om de medewerkers zelf met oplossingen te laten komen, die ze als ze er dan nog niet uitkomen alsnog aan hun manager kunnen voorleggen. Dit moet een uitzondering zijn, geen regel.
Externe, productgerelateerde problemen
De klant heeft een inhoudelijke vraag, maar weet niet precies wat en wil daarom een advies. In dit geval wordt een beroep gedaan op de specialismen en/of sterke punten van de manager.
Aan de ene kant kan het goed zijn om klantgericht te zijn en deze problemen direct aan te pakken, aan de andere kant is het ook goed om na te denken hoe in de toekomst voorkomen kan worden dat de leidinggevende dit probleem of deze vraag moet beantwoorden.
Externe, procesgerelateerde problemen
Er is een verstoring ontstaan tussen de organisatie en de klanten en/of leveranciers. Dat kan een klacht zijn, onenigheid over een betaling of problemen met een levering. De verstoring is inmiddels zo ver geëscaleerd dat de klant het vertrouwen in de medewerkers heeft verloren en naar een hogere functionaris vraagt om het op te lossen.
Deze situaties moeten natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen worden. Wanneer de medewerkers dit niet kunnen oplossen moeten ze zodanig worden geholpen dat ze het de volgende keer wel kunnen. Wanneer de manager in deze rol terecht komt, is de volgende stap dat die ook met de oplossing moet komen.
Tot slot
De manager wordt al snel overvoerd met allerlei zaken die niet bij de eigen rol horen. De manager zou alleen de taken moeten uitvoeren die niet aan anderen zijn gedelegeerd. De manager moet dus zuinig zijn op de eigen tijd. Wanneer daar toch onterecht een beroep op wordt gedaan moet de manager altijd onderzoeken waarom dat gebeurt. Het vervolg is om die reden weg te nemen, zodat dergelijke vragen niet opnieuw worden gesteld.