In veranderprocessen wordt meestal een gewenste situatie (SOLL) beschreven die de organisatie moet bereiken.
De huidige situatie (IST) wordt daarnaast in kaart gebracht om te kijken wat er al is gerealiseerd.
Het verschil tussen de IST- en de SOLL-situatie wordt ook wel de GAP genoemd. Dat verschil moet mettertijd worden overbrugd.
Voor dat overbruggen kan een verbeterplan worden opgesteld, waarin gedetailleerd wordt aangegeven wat er moet gebeuren om vanuit de IST- de SOLL-positie te bereiken.
In het verbeterplan kunnen de benodigde activiteiten in de tijd uit worden gezet. Een aantal activiteiten kunnen een hogere prioriteit krijgen en daarmee eerder worden uitgevoerd.
Uiteraard zal het management de keuzes moeten maken voor wat betreft de prioriteiten. Ook kunnen ze de risico’s accepteren die het niet uitvoeren van bepaalde activiteiten met zich meebrengen. Dit kan bijvoorbeeld een economische afweging zijn dat de kosten van het uitvoeren hoger zijn dan de kosten van het niet uitvoeren.